IT-Dienstleister wechseln: So läuft die Übernahme

Der häufigste Grund, bei einem IT-Dienstleister zu bleiben, mit dem man nicht mehr zufrieden ist, ist die Angst vor dem Umzug. Was passiert mit den Zugängen? Wer kümmert sich, wenn mittendrin etwas ausfällt? Und was, wenn der bisherige Dienstleister nicht mitspielt?

Dieser Artikel beschreibt, wie ein Wechsel zu KronSolutions tatsächlich abläuft, ob Ihr Betrieb in Bremen sitzt oder im Umland. Bei Betrieben mit bis zu 50 Arbeitsplätzen dauert das meist vier Wochen, und in dieser Zeit steht Ihr Betrieb keinen Tag ohne Betreuung da.

Der Ablauf auf einen Blick

Erstgespräch: 30 Minuten, kostenlos

Am Anfang steht ein Gespräch von etwa 30 Minuten. Wir lernen Ihr Unternehmen kennen: wie viele Arbeitsplätze, welche Standorte, womit Ihr Team arbeitet und was heute nicht gut läuft. Daraus entstehen erste Ansätze für Ihre IT und Ihre Abläufe. Das Gespräch kostet nichts und verpflichtet Sie zu nichts.

Woche 1: die Bestandsaufnahme

In der ersten Woche erfassen wir, was da ist: Geräte, Verträge, Zugänge und Lizenzen. Auch die Bestandsaufnahme ist kostenlos.

Von Ihnen brauchen wir dafür vor allem Informationen zu Ihrem Betrieb: wer womit arbeitet, welche Programme im Einsatz sind und welche Verträge es gibt. Ihre Infrastruktur und Ihre Geräte lesen wir selbst aus. Sie müssen also keine Seriennummern abschreiben und keine Netzwerkpläne zeichnen.

Die fertige Liste gehört Ihnen. Sie behalten sie auch dann, wenn wir am Ende nicht zusammenkommen.

Woche 2 bis 3: die Übernahme

In der Übernahme setzen wir die Zugänge neu, bauen die Dokumentation auf, nehmen Ihre Systeme in die Überwachung in KronAdmin auf und erledigen die erste Wartung.

Ihr bisheriger Dienstleister bleibt in dieser Zeit zuständig. Erst wenn bei uns alles läuft, geht die Verantwortung über. So gibt es keinen Tag, an dem niemand für Ihre IT da ist.

Wenn Zugänge fehlen

Manchmal kommen Zugänge nur zögerlich oder gar nicht, etwa die Administratorzugänge zu Microsoft 365, zur Domain, zur Firewall oder zu den Servern.

Darum müssen Sie sich nicht selbst kümmern. Bleiben Zugänge aus, übernehmen wir die erneuten Anfragen bei Ihrem bisherigen Dienstleister und halten nach, bis alles da ist.

Die Kündigung beim bisherigen Dienstleister

Auch bei der Kündigung Ihres bisherigen Vertrags helfen wir. Sinnvoll ist, vorher Laufzeit und Kündigungsfrist im Vertrag nachzusehen und das Ende so zu legen, dass der alte Vertrag erst ausläuft, wenn die Übernahme abgeschlossen ist. Dann ist Ihr bisheriger Dienstleister zuständig, bis wir übernommen haben, und keinen Monat länger als nötig.

Beim Start zwingend: die Rückspielprobe

Eine Datensicherung, die noch nie zurückgespielt wurde, ist eine Annahme. Deshalb gilt bei uns: Aufgenommen sind Sie erst, wenn Ihre Datensicherung einmal zurückgespielt wurde. Erst dann wissen beide Seiten, dass die Sicherung im Ernstfall auch trägt.

Ab Woche 4: der laufende Betrieb

Zum Abschluss der Übernahme gibt es ein Übergabegespräch: was wir vorgefunden haben und was ansteht. Danach sprechen wir in festen Quartalsgesprächen über Ihre IT, bei Bedarf monatlich. Wie die Betreuung im Alltag aussieht, steht unter IT-Betreuung.

Wie lange es dauert

Bei Betrieben mit bis zu 50 Arbeitsplätzen ist der Wechsel meist in vier Wochen erledigt. Mehr Standorte oder Sondersysteme brauchen länger. Das sagen wir Ihnen vorher, nicht mittendrin.

Was Sie vorab vorbereiten können

Nötig ist nichts davon, aber es macht den Anfang leichter:

• Den Vertrag mit Ihrem bisherigen Dienstleister heraussuchen, mit Laufzeit und Kündigungsfrist.
• Die Programme notieren, mit denen Ihr Team täglich arbeitet, auch die kleinen.
• Eine Ansprechperson im Betrieb benennen, die weiß, wer womit arbeitet.
• Rechnungen für Software und Lizenzen bereitlegen. Sie zeigen schnell, wofür heute bezahlt wird.